مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو الوحدة التي تركز على دعم وتوجيه إدارة المشاريع داخل المنظمات، ويهدف هذا المكتب إلى تعزيز فعالية العمل داخل الفرق وتوحيد الأدوات والممارسات لضمان نجاح المشروع. وتختلف أنواع مكتب إدارة المشاريع (PMO) حسب الوظائف التي تؤديها داخل المنظمة، في هذا المقال، سنتعرف على الأنواع المختلفة لمكاتب إدارة المشاريع ودور كل نوع، بالإضافة إلى استعراض الفرق بين بعض المصطلحات مثل PMP و PMO، وأهمية اختيار شركة “يسير” كمزود للحلول المتميزة في هذا المجال.
أنواع مكتب إدارة المشاريع (PMO)
هناك أنواع مختلفة من أنواع مكتب إدارة المشاريع (PMO)، تختلف في مستوى التحكم الذي تمارسه على المشاريع ، وتشمل هذه الأنواع PMO المسيطر (Controlling PMO)، PMO الموجه (Directive PMO)، وPMO الداعم (Supportive PMO). فيما يلي نظرة مفصلة عن كل نوع:
مكتب إدارة المشاريع المسيطر Controlling PMO (مستوى تحكم متوسط – Moderate Control)
مكتب إدارة المشاريع المسيطر هو نوع يتوسط بين التحكم الكامل والمراقبة الضعيفة. يتمتع هذا النوع من المكاتب بسلطة معقولة لتنفيذ وتحقيق أهداف المشاريع، ولكنه لا يتدخل بشكل كامل في التفاصيل اليومية.
المهام الرئيسية لهذا النوع تشمل:
- تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات الخاصة بالمشاريع.
- مراقبة تقدم المشاريع وإجراء التعديلات عند الحاجة.
- توفير أدوات وتقنيات إدارة المشاريع التي يمكن أن تستخدمها الفرق.
- المساهمة في تحديد أولويات المشاريع وضمان توافقها مع أهداف المنظمة.
مثال على PMO المسيطر: يمكن أن يشمل هذا النوع من PMO تقديم الدعم الفني، تقديم الأدوات، والمساعدة في تخطيط المشاريع، لكن في نفس الوقت يبقى للمشاريع بعض المرونة في الطريقة التي يتم بها تنفيذها.
مكتب إدارة المشاريع الموجه Directive PMO (مستوى تحكم مرتفع – High Control)
هذا النوع من PMO يتمتع بأعلى مستوى من التحكم في المشاريع داخل المنظمة. حيث يشرف على جميع جوانب المشاريع ويوجهها بشكل مباشر، مما يضمن أن جميع المشاريع تلتزم بأعلى المعايير والسياسات الخاصة بالشركة.
مهام PMO الموجه تشمل:
- تحديد وتوزيع المشاريع.
- تقديم التوجيهات والإرشادات لجميع الفرق والمشاريع.
- اتخاذ قرارات استراتيجية حول المشاريع وتخصيص الموارد.
- متابعة تنفيذ المشاريع عن كثب وضمان تحقيق الأهداف الموضوعة.
مثال على PMO الموجه: هذا النوع يشمل مكاتب PMO التي تفرض أسلوبًا محددًا لاتباعه في جميع المشاريع، ولا تترك مجالًا كبيرًا للمرونة أو الابتكار في طريقة التنفيذ.
مكتب إدارة المشاريع الداعم Supportive PMO (مستوى تحكم منخفض – Low Control)
PMO الداعم هو النوع الذي يعمل كداعم للمشاريع، حيث يوفر الأدوات، الموارد، والإرشادات التي قد تحتاجها الفرق، ولكنه لا يتدخل في اتخاذ القرارات اليومية. يوفر هذا النوع من PMO الدعم والمشورة، ولكن يترك فرق المشاريع تدير عمليات التنفيذ بأنفسها.
مهام PMO الداعم تشمل:
- توفير الأدوات والموارد التي يحتاجها الفريق.
- تقديم الاستشارات والتوجيه، ولكن بدون فرض تدخلات مباشرة.
- تقديم التدريب والموارد التي تساعد الفرق على تحسين أدائها.
- توفير تقارير دورية ودعماً لمتابعة تقدم المشروع ولكن بدون فرض سيطرة شديدة.
مثال على PMO الداعم: مكاتب هذا النوع تركز على تقديم الدعم وتزويد الفرق بالمعلومات والموارد اللازمة دون تدخل مباشر في سير العمل اليومي.
هل كل مكاتب إدارة المشاريع تعمل بنفس الآلية؟
لا، مكاتب إدارة المشاريع (PMO) لا تعمل بنفس الآلية، بل تعتمد آلية العمل على نوع المكتب والمستوى الذي يحدده. بينما يمكن للمكاتب المسيطرة والموجهة أن تفرض مستوى أعلى من التحكم في المشاريع وتدخل في تفاصيل تنفيذها، فإن المكاتب الداعمة تترك للفرق حرية أكبر في اتخاذ القرارات. كل نوع من هذه الأنواع يتطلب استراتيجيات وأساليب مختلفة لإدارة المشاريع وتحقيق الأهداف.
PMO اختصار
PMO هو اختصار لـ “مكتب إدارة المشاريع” (Project Management Office). يهدف PMO إلى تحسين فعالية وكفاءة المشاريع داخل المنظمة من خلال توفير الإرشادات والأدوات والموارد اللازمة لفرق العمل.
مهام مكتب إدارة المشاريع
تتعدد مهام مكتب إدارة المشاريع (PMO) باختلاف أنواع مكتب إدارة المشاريع (PMO)، ولكن هناك بعض المهام المشتركة التي يؤديها PMO في مختلف الأنواع:
- توحيد وتوجيه العمليات: يعمل PMO على توحيد أساليب إدارة المشاريع في المنظمة وتقديم الأدوات والمعايير الضرورية التي تساعد الفرق على تنفيذ المشاريع بكفاءة.
- إدارة موارد المشاريع: يتولى PMO توزيع الموارد الضرورية على المشاريع، ويضمن استخدام هذه الموارد بكفاءة وفعالية.
- مراقبة وتقييم تقدم المشاريع: يقوم PMO بمراقبة تقدم المشاريع بشكل دوري، ويعتمد على تقارير ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم سير العمل وتحقيق الأهداف.
- إدارة المخاطر: يسهم PMO في تحديد وتقييم المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على سير المشاريع، وتطوير استراتيجيات للتعامل معها.
- التدريب والدعم: يقدم PMO الدعم الفني والتدريب لمديري المشاريع والفرق المختلفة لضمان أن الجميع يعملون بنفس المعايير والأساليب.
- إعداد التقارير: يقوم PMO بتوفير تقارير دورية عن تقدم المشاريع لجميع الأطراف المعنية، سواء كانت الإدارة العليا أو الفرق الميدانية.
ما هو الفرق بين PMP و PMO
يتم الخلط أحيانًا بين PMP و PMO، ولكن هناك فرق جوهري بينهما:
- PMP (Project Management Professional): هو شهادة مهنية معترف بها عالميًا تقدمها جمعية إدارة المشاريع (PMI)، وتهدف إلى تصنيف الأفراد الذين يمتلكون الخبرة والمهارات اللازمة لإدارة المشاريع. من خلال هذه الشهادة، يستطيع الأفراد إثبات قدرتهم على التخطيط والتنظيم وإدارة المشاريع بشكل فعال.
- PMO (Project Management Office): كما ذكرنا، هو مكتب داخل المنظمة يركز على تقديم الدعم والإشراف على إدارة المشاريع. يعمل PMO على توفير الأدوات، الأساليب، والإرشادات اللازمة لضمان نجاح المشاريع داخل المنظمة.
اعرف المزيد عن
لماذا تختار شركة “يسير”؟
شركة “يسير” هي واحدة من الشركات الرائدة في مجال إدارة المشاريع في المملكة العربية السعودية، وهي متخصصة في تقديم حلول إدارة المشاريع عالية الجودة. اختيار “يسير” كشريك في إدارة المشاريع يعني الحصول على الدعم الكامل في جميع مراحل المشروع، بدءًا من التخطيط وحتى التنفيذ.
- الخبرة والاحترافية: تتمتع بخبرة واسعة في مجال إدارة المشاريع في مختلف الصناعات، بما في ذلك العقارات، التكنولوجيا، والصحة. تستخدم الشركة أفضل الممارسات والمعايير العالمية في إدارة المشاريع لضمان نجاح كل مشروع.
- حلول مخصصة: توفر حلولًا مخصصة لاحتياجات عملائها، بما في ذلك استشارات في بناء PMO داخلي، تدريب الفرق، وتقديم الأدوات المناسبة لإدارة المشاريع.
- التكنولوجيا المتقدمة: تعتمد على أحدث التقنيات في إدارة المشاريع لضمان التحسين المستمر للعملية، سواء كان ذلك في إدارة الوقت أو الموارد أو المخاطر.
- الدعم الكامل: تقدم دعمًا شاملاً لجميع مراحل المشروع، مما يضمن تنفيذ المشاريع في الوقت المحدد وبالجودة المطلوبة.
لمزيد من المعلومات حول خدمات إدارة المشاريع، يمكنك زيارة الموقع الرسمي لشركة يسير.
في النهاية أنواع مكتب إدارة المشاريع (PMO) تعد من الركائز الأساسية في أي منظمة تسعى لتحقيق النجاح في مشاريعها. باختيار النوع المناسب لمكتب إدارة المشاريع، يمكن للمنظمات تحسين كفاءة وفعالية فرق المشاريع، مما يسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية وتحقيق نتائج ملموسة. وإن كنت تبحث عن شريك موثوق لإدارة مشاريعك، فإن شركة “يسير” تعد الخيار المثالي لتحقيق النجاح في كل مشروع.
الاسئلة الشائعة
ما هو الفرق بين pmp و pmi؟
أما الفرق بين PMP و PMI فيكمن في أن PMP هي شهادة مهنية معترف بها عالميًا في إدارة المشاريع، بينما PMI هو المعهد الذي يقدم شهادة PMP ويوفر معايير وأبحاث في مجال إدارة المشاريع.
ما هي الأنواع الثلاثة لمكاتب إدارة المشاريع؟
الأنواع الثلاثة لمكاتب إدارة المشاريع هي: PMO المسيطر الذي يتمتع بمستوى تحكم متوسط ويعزز السيطرة على العمليات، PMO الموجه الذي يتمتع بمستوى تحكم مرتفع ويدير المشاريع بشكل مباشر ويوجه الفرق، وPMO الداعم الذي يتمتع بمستوى تحكم منخفض حيث يقدم الدعم والإرشادات دون التدخل المباشر في تنفيذ المشاريع.